회사 생활을 하다 보면, 이런 저런 일들에 대해 보고할 일이 많습니다. 그런데 같은 일을 해도 누구는 잘 했다고 칭찬 받고, 누구는 답답하다며 핀잔을 듣습니다. 물론 이유야 여러 가지가 있겠지만, 저는 그 차이를 만드는 게 바로 '보고'라고 생각합니다.
회사 생활은 조직 생활입니다. 곧, 개인의 업무는 필연적으로 확장되어 조직 내 여러 구성원들에게 영향을 끼칠 수밖에 없습니다. 회사는 혼자서 일하는 곳이 아닙니다. 그렇기에 그토록 많은 사람들이 의사소통(커뮤니케이션)을 강조합니다. 그리고 가장 일반적으로 이루어지는 커뮤니케이션의 방법이 바로 보고이고요.
오늘은 상사가 좋아할 수밖에 없는 보고 방법 (비즈니스 말하기)의 비결 및 방법을 소개해 드리려고 합니다. 상황과 사람에 따라 세부 내용은 달라질 수 있겠지만 전체적인 틀에서는 비슷할 것이라 생각합니다.
1. 보고의 목적은 의사결정의 도구 제공이다.
보고는 상사가 의사결정을 할 수 있도록 도와주는 도구라는 사실을 잊지 말아야 합니다. 나의 어려움과 고충을 공감해 달라고 하는 건 보고가 아니라 면담 시간에 해야 할 일입니다. 이 둘은 분명히 다릅니다. 그렇기 때문에 보고 전에는 실무자가 접했던 다양한 정보들을 의사결정에 도움 되도록 정리하는 작업이 필요합니다.
2. 상사가 알아야 할 정보와 몰라도 되는 정보를 구분한다.
앞선 원칙을 적용해 본다면, 자연스럽게 상사가 알아야 할 정보와 몰라도 되는 정보를 구분하는 작업을 하게 됩니다. 보고 받는 사람은 모든 것을 알 필요는 없습니다. 궁금한 것, 의사결정에 있어 필요한 내용만 알면 그걸로 충분합니다. 나중에 더 알아야겠다 하는 게 있다면 그 때 다시 물어봐도 되기 때문입니다. 이 외 자질구레한 사족들은 때때로 오히려 의사결정을 방해하기도 합니다. 그렇기에 상사가 알아야 할 내용만 정확하고 간결하게 보고하는 습관이 필요합니다.
3. 결론부터 간단히 말한다.
비즈니스 의사소통의 기본은 '효율'입니다. 상대방의 시간을 최대한 빼앗지 않으면서도 필요한 정보를 빠짐없이 전달해야 합니다. 보고할 때 결론부터 간단히 말하라는 것도 같은 맥락입니다. 결론을 먼저 이야기함으로써 보고 받는 사람이 지금 이 이야기를 더 들을지, 아니면 조금 이따가 들을지, 그것도 아니면 듣지 않을 건지를 결정할 수 있도록 해 줘야 합니다. 또한 앞선 이야기를 장황하게 늘어놓다보면 중요한 정보가 뭔지, 덜 중요한 내용은 무엇인지 파악이 어려워집니다. 듣는 데 에너지를 더 소모하게 만드는 셈입니다. 반대로 결론부터 보고한다면 그럴 일이 훨씬 적어집니다. 결론을 먼저 들은 상사는 이후의 내용을 대략 예상할 수 있게 되고, 이에 따른 에너지 낭비를 최소화 할 수 있게 됩니다.
4. (필요한 경우) 보고자의 의견을 곁들인다.
보고에 있어서 때때로 보고자의 의견을 곁들여야 할 때가 있습니다. 앞서 말씀드렸다시피 보고는 피보고자가 의사소통을 원활하게 할 수 있도록 도움을 주는 역할이어야 합니다. 대개의 경우 해당 사안에 대해서는 보고자가 피보고자보다 잘 알 수밖에 없습니다. 이 때 보고자라면 어떻게 결정할지, 그 이유는 무엇인지에 대해서도 같이 보고한다면 좋은 결과를 얻을 수 있을 때가 많습니다.
5. 지나치게 걱정 또는 안심 시키지 않는다.
하지만 반대로 보고자의 의견이 지나치게 개입되어서도 안 됩니다. 어떤 문제가 발생했을 때 누군가는 지나친 걱정을 끼치는 사람이 있고, 반대로 다른 누군가는 지나치게 안심시키는 보고를 하는 사람이 있습니다. 이러한 보고 방식은 좋지 않습니다. 보고자의 판단과 의견이 과하게 들어간 보고는 상사의 의사결정에 혼동을 줄 수 있기 때문입니다. 사실 위주로 보고의 전체적인 내용을 구성하되, 최종적인 판단을 상사가 할 수 있도록 해야 합니다. 어디까지나 결정권자는 보고자 본인이 아님을 기억하는 편이 좋습니다.
6. 상사가 취해야 할 액션의 종류를 제시해 준다.
잘못된 보고가 끝났을 때 상사는 아마 이런 반응을 보일 겁니다. "그래서? 나보고 어쩌라고?" 이는 보고의 목적이 분명하지 않았기 때문입니다. 상사가 알고만 있으라고 보고하는 건지, 어떤 결정을 바라는 건지, 혼자 힘으로 핸들링이 안 되니 도움을 달라는 건지 의도를 확실히 알 수 있도록 보고해야 합니다. 이게 정해지지 않은 보고라면 상사의 애먼 시간을 빼앗을 뿐입니다.
7. 최종 보고보다 중간 보고가 더 중요하다.
보고하는 목적은 일을 무사히 진행시키기 위함입니다. 업무는 성과를 내는 것도 중요하지만, 동시에 리스크를 줄이는 것 역시 중요합니다. 보고를 잘 하는 사람은 리스크를 경감시킵니다. 상사도 대부분 리스크에 관심을 가지고 있습니다. 팀원이 일은 제대로 하고 있는지, 예상되는 리스크는 없는지 등을 궁금해 할 수 밖에 없습니다. 중간 보고는 상사의 이런 불안감을 해소시켜주는 역할을 합니다. 제일 불안한 상황은 업무를 진행하고는 있는데 뭔가 특이사항이 있을 법 한데 아무런 중간 보고가 없을 때인 듯 싶습니다. 최종 보고는 어디까지나 중간 보고의 결과에 불과하다는 사실을 잘 기억해 주세요.
8. 상사가 상사의 상사에게 보고하기 쉽도록 한다.
상사도 조직의 일원입니다. 상사에게도 상사가 있습니다. 그리고 상사 역시 그 상사에게 보고할 일이 있습니다. 내가 보고한 사안이 상사의 판단을 거쳐 그 위의 상사에게 보고되는 일도 잦습니다. 그러면 우리의 할 일은 간단합니다. 상사가 사용하기 써 먹기 좋은 형태와 내용으로 보고를 구성하는 겁니다. 상사가 언제 부하 직원을 예뻐할까요? 그 부하 직원으로 인해 자신의 상사에게 인정 받았을 때라고 생각합니다. 상사를 서포트할 수 있는 보고를 하기 바랍니다.
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