이메일은 직장인의 영원한 친구입니다. 이메일 없이는 업무가 제대로 진행될 수 없습니다. 그러나 반대로 이메일은 직장인만의 친구인 것 같습니다. 사실 대학생만 해도 이메일을 그렇게까지 원활히 사용하지 않습니다. 그렇기에 사회 초년생에게 이메일 사용은 낯설기만 합니다. 첨부파일 전송용, 과제 제출용으로나 간단히 쓰던 메일을 비즈니스 상황에서 격식에 맞춰 쓰려고 하니 모르는 것 투성이입니다.
제 첫 직장은 영화 홍보 마케팅 대행사였습니다. 영화 마케팅 이벤트를 위해 수많은 타 회사 관계자들과 메일을 하루에 수십-수백 통씩 주고 받다 보니 '잘 쓰는 메일'과 '그렇지 않은 메일'에 대해 눈이 좀 트이게 됐습니다. 오늘은 제가 생각하는 '잘 쓰는 비즈니스 메일'에 대해 설명하고, 또 메일을 잘 쓰는 방법을 설명 드리고자 합니다.
아마 현직자 분들보다는 사회 초년생 또는 대학생 분들이 읽으면 도움이 되지 않을까 싶습니다.
1. 메일보다 나은 커뮤니케이션 수단이 있을 수도 있다.
메일을 작성하기 전에, 메일보다 나은 커뮤니케이션 수단이 없는지 먼저 고민이 필요합니다. 메일의 대안으로는 메신저(카카오톡, 업무용 메신저), 전화, 대면 정도가 있겠습니다. 각기 다른 장단점이 있으므로 메일보다 더 적합한 방법이 있다고 판단될 경우에는 그 수단을 활용하시는 편이 좋습니다.
메일은 주로 이러한 상황에서 커뮤니케이션 수단으로 활용됩니다.
- 여러 사람과 공동으로 업무를 진행할 때
- 업무 진행 상황을 기록으로 남길 필요가 있을 때
- 오프라인에서 진행된 내용을 중간중간 정리하여 상호 확인을 받아야 할 때
예컨대, 사담이나 고민 상담 등은 메일보다는 대면 혹은 통화의 수단을 사용하시는 것이 더 적절하다고 판단됩니다.
2. 작성 순서는 본문-제목-첨부파일-수신자다.
메일의 작성 순서는 본문-제목-첨부파일-수신자입니다. 이러한 순서로 작성하는 이유는 간단합니다. 실수와 오류를 최소화하기 위함입니다. 메일을 쓸 때 최악의 상황이 무엇일까요? 첨부파일 없이 발송되거나, 제목 입력하지 않고 발송 버튼을 누르거나 등 뭔가 빠뜨리고 발송하는 경우입니다. 한 번 보낸 메일은 주워 담을 수 없습니다. 그러니 발송하기 전에 확인, 또 확인이 필요하지요.
수신자를 마지막에 넣는다면 메일 작성 도중 실수로 발송하는 사고를 미연에 방지할 수 있습니다. 이게 별 것 아닌 것 같아도 지키고 안 지키고가 실수에 의한 사고 확률을 현저히 낮춰주게 됩니다.
3. 제목은 용건만 간단히.
비즈니스 메일 작성 대원칙은 간단합니다. '상대방의 시간을 절약해 주기.' 이것만 명심해도 비즈니스 메일 잘 쓴다는 이야기를 들을 수 있으리라 생각합니다.
메일 제목은 수신자가 그 내용에 대해 추측할 수 있도록 작성해야 합니다. 아래 예시를 봐 주세요.
좋은 메일 제목 예시
예시1) [회사명] 해외여행자 보험 가입 요청
예시2) 금주 회의일정 통보
예시3) 금주 회의 관련 피드백
좋지 않은 제목은 아래와 같습니다. 메일을 열어 보기 전까지는 내용 예측이 단 1%도 안 되죠.
좋지 않은 메일 제목 예시
예시1) 자료 공유
예시2) 안녕하세요, 홍길동입니다.
예시3) 회장님 지시사항입니다.
4. 상대방에 대한 인삿말은 간단 명료하게.
본격적인 내용에 앞서 상대방에 대한 간단한 인삿말이 들어가야 합니다. 자신이 누군지도 밝혀야 합니다. 본인의 회사나 부서가 들어가면 좋겠습니다. 기본적인 인삿말도 좋고, 특별한 인사로 친근함을 표현해도 좋습니다. 아래 예시를 참고해 주세요.
메일 인삿말 예시
예시1)
김철수 대리님 안녕하세요,
인사총무팀 홍길동입니다.
예시2)
이영희 차장님 안녕하세요,
금번 마케팅 프로젝트 건으로 연락드리게 된 00사 홍길동입니다.
앞으로 잘 부탁 드려요.
5. 본문의 내용은 간결하고 명확하게 정리해야 한다.
인삿말 뒤에 따라 오는 본문의 내용은 최대한 간결해야 합니다. 가급적 넘버링이나 마크를 통해 항목별 정리를 해 놓는 편이 좋습니다. 흔히들 하는 실수로 단순 나열이나 서술로 기재하는 경우가 있는데, 그러면 메일을 받는 입장에서 한 번에 눈에 들어오지도 않고 여러 번 반복해서 읽어야 하기 때문에 효율이 떨어지게 됩니다. 상대방이 모든 메일을 꼼꼼하게 읽을 거라고 생각하지 않는 편이 정신 건강에 이롭습니다. 상대방을 철썩같이 믿지 마세요. 그러다가 사고라도 나면 여러분만 골치 아파집니다.
메일 본문의 잘못된 예시
이번주 회의에서는 마케팅 전략, 광고 집행 플랜, 이벤트 계획, 현재까지의 진행상황을 다룰 예정입니다. 이영희 차장님, 김철수 대리님, 홍길동 주임님께서 참석해 주시기 바랍니다.
메일 본문의 올바른 예시
금주 회의 관련 안내 드립니다.
1. 금주 회의 안건
- 마케팅 전략
- 광고 집행 플랜
- 진행상황 보고
2. 참석자
- 이영희 차장
- 김철수 대리
- 홍길동 주임
6. 상대방이 어떻게 해 주면 좋겠는지가 들어가야 한다.
메일 본문 끝자락에는 상대방이 무얼 해 주면 좋겠는지가 들어가야 합니다. 두루뭉슬하게 말고 최대한 구체적으로 적어 주셔야 합니다. 이 부분이 없다면 아마 상대방은 '그래서 어쩌라고?'라는 반응을 보이지 않을까 싶습니다. 당연히 회신을 기대하기 힘들지요.
물론, 단순 자료 공유 등에는 리액션을 불러 일으킬 필요가 없으니, 필요한 경우에만 기재해 주시면 됩니다.
상대방의 반응 요청 예시
예시1) 위 내용 관련하여 차주 금요일 점심까지 피드백 부탁 드립니다.
예시2) 첨부드리는 양식을 작성하여 기한 내에 제출해 주시기 바랍니다.
7. 첨부파일은 확인, 또 확인하자.
가장 빈번한 메일 실수, 첨부파일 미첨부입니다. 멋들어지게 메일 본문과 제목을 작성해 놓고 첨부파일을 빠뜨린 채 발송 버튼을 휙 눌러 버리는 거죠. 그러면 수신자에게 전화가 옵니다. '첨부파일이 없는데요?' 아뿔싸. 메일 두 번 보낸다고 해서 막 엄청 큰일나는 경우는 거의 없지만, 그래도 덤벙댄다는 이미지를 줄 수 있으므로, 그리고 수신자를 헷갈리게 만들 수 있으므로 최대한 이런 실수를 피하는 게 좋습니다.
그래서 저는 이러한 실수를 방지하기 위해 수신자를 가장 마지막에 입력하는 방법을 사용 중입니다.
또한, 상대방이 반드시 확인해야 하는 첨부파일이 있을 경우, 메일 본문에서 한 번 언급하거나 하단에 따로 기재해 주시는 것이 좋습니다.
첨부파일 언급 예시
함께 첨부 드리는 마케팅 기획안 꼭 살펴봐 주시기 바랍니다.
** 별첨: 2022_마케팅기획안
8. 회신 받을 연락처, 서명은 꼭 넣자.
대부분의 회사에서 기본적으로 시행 중이긴 합니다만, 그렇지 않은 경우도 있어 말씀 드립니다. 메일의 '서명' 기능을 활용하자는 겁니다. 이 기능은 내가 메일 작성 때마다 하단에 나의 정보를 자동으로 넣어 줍니다. 보통은 이름, 직위, 이메일, 직통번호, 핸드폰 번호 등을 기재해 놓습니다. 이게 있고 없고 차이는 굉장히 큽니다. 만약 여러분의 메일에 서명이 설정되어 있지 않다면, 명함을 스캔해서라도 넣으시길 추천 드립니다.
9. 수신인, 참조, 숨은 참조 기능을 활용하자.
메일 초보에게 수신(To), 참조(Cc), 숨은 참조(Bcc)는 생소하기만 합니다. 수신자를 이렇게 나눠 놓은 데에는 다 이유가 있을 건데 그걸 친절히 설명해 주는 사람이 많지 않습니다.
먼저 수신(To)은 해당 메일을 읽고 직접적으로 행동을 취해야 할 당사자입니다. 한 명이 될 수도 있고, 여러 명이 될 수도 있지만, 직접 관련이 없는 사람들은 모두 참조(Cc)로 빼는 것이 좋습니다.
참조(Cc)는 해당 업무와 관련이 있기 때문에 메일 내용을 알고는 있어야 하지만, 직접적인 용건의 당사자가 아닌 경우입니다. 어떤 프로젝트에 이슈가 생겼을 때 프로젝트 관련자들이 모두 알아야 하는 내용이라면, 그들을 모두 참조로 넣고 그 일을 해결해야 하는 당사자를 수신으로 넣어 주시면 됩니다.
숨은 참조(Bcc)는 해당 메일 내용을 알고 있어야 하지만, 수신자에게 그 사람이 개입되어 있다는 걸 알려주기 껄끄러울 때 사용합니다. 계약서 등을 상대방 회사에 송부할 때 민감한 정보가 담겨 있을 수도 있잖아요. 그럼에도 우리 팀원들이 계약서 내용을 알아야 한다면 그 때 숨은 참조를 사용해 주시면 됩니다.
숨은 참조의 또 다른 활용법도 있습니다. 민감한 내용을 단체발송할 경우, 수신자들이 서로를 몰라야 할 때입니다. 메일 클라이언트에 따라 '한 명씩 발송' 기능이 지원되기도 하지만 그렇지 않다면, 수신(To)를 본인으로 해 놓고, 수신해야 할 사람들의 메일 주소를 모두 숨은 참조(Bcc)에 넣는 겁니다. 그러면 메일 받은 사람들은 이 메일의 수신자들이 누구인지 알 방법이 없습니다.
10. 회신, 전달도 적절히 활용하자.
회신과 전달도 메일 초보자들이 어려워하는 기능입니다. 메일은 단발성으로 끝나는 경우가 드뭅니다. 어떤 안건에 대해 메일을 보내면 회신이 오고, 거기에 대해 다시 회신을 하고, 십수번의 핑퐁이 오가는 때도 많습니다. 이럴 때에는 메일을 그 때마다 새로 보내지 마시고, 회신으로 발송해 주시면 됩니다.
이렇게 하는 이유는 이전에 주고받았던 메일 내용을 포함하여 업무의 연속성을 유지하기 위함입니다. 스크롤만 쭉 내리면 예전에 주고 받았던 내용을 볼 수 있으니 커뮤니케이션에 있어서 오류가 적어지겠지요?
초보 메일러가 회신할 때 저지르는 흔한 실수 중 하나는, 발신자에게만 답장을 한다는 겁니다. 참조에 업무 관련자들이 들어가 있다면 '전체 회신'으로 답장을 해 주셔야 참조가 유지됩니다. 같이 하던 일들을 갑자기 혼자 하고 싶지는 않으시겠죠?
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